RESOLUÇÃO
CFN Nº 105, DE 18 DE DEZEMBRO DE
1990
Revogada pela Resolução
CFN nº 149/1994
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O Conselho
Federal de Nutricionistas, no uso das atribuições que lhe conferem a Lei nº 6.583/78 e o Decreto nº 84.444/90,
Considerando
o Conselho Federal de Nutricionistas e os Conselhos Regionais de Nutricionistas
acumularem, em 10 anos de existência, grande acervo de documentos com a
inscrição de profissionais e pessoas jurídicas e a guarda de documentos
institucionais e comprovantes contábeis,
Considerando
que esses documentos ocupam cada vez mais espaço físico nas sedes dos
Conselhos, ocasionando dificuldades,
Considerando
a necessidade de regulamentar e normatizar a revisão dos arquivos dos Conselhos
Federal e Regionais de Nutricionistas, com o objetivo de uniformizar essa
revisão,
RESOLVE:
Art. 1º Ficam os Conselhos de Nutricionistas
autorizados, com base nestas disposições, a rever os arquivos de documentos
institucionais, processos, cadastro profissional, documentos e comprovantes
contábeis, para fins de destruição, por inservíveis, inutilidade, ou por
prescrição legal.
Art. 2º A destruição dos documentos será sempre
precedida de análise e exame por Comissão especificamente constituída, com
prazo estabelecido para execução do trabalho.
Art. 3º A Comissão lavrará Atas de suas
reuniões, devendo constar dessas Atas o número e especificação dos documentos a
serem destruídos, e demais anotações que permitam sua identificação.
Relacionar-se-ão, também, os documentos que devam ser conservados, e sua
finalidade.
Art. 4º As atas deverão ser submetidas ao
Plenário e integralmente transcritas no Registro de Ata das Reuniões Plenárias,
tão logo sejam executados os trabalhos da Comissão.
Art. 5º A destruição e inutilização de
documentos poderá ser feita por processo mecânico (máquina de desfiar papéis),
ou por incineração, conforme as possibilidades de cada Conselho.
Art. 6º Os processos/prontuários dos
profissionais em atividade, e os livros de Registro, deverão ser mantidos por
tempo indeterminado, com os necessários cuidados de preservação.
Art. 7º Poderão ser destruídos os prontuários e
documentos relativos a:
a. baixa por falecimento;
b. franquia provisória indeferida;
c. franquia provisória expirada;
d. encerramento de atividade;
e. consultas respondidas e concluídas.
Parágrafo único. A destruição dos documentos
relacionados no "caput” deste artigo far-se-á após o decurso de 05(cinco)
anos do último andamento do expediente ou processo respectivo.
Art. 8º Não serão destruídos documentos de
valor pessoal do interessado, devendo ser conservados com as devidas cautelas,
em arquivo especial, constando relação desses documentos na Ata da Reunião em
que ficarem concluídos os trabalhos da Comissão.
Art. 9º A Comissão designada nos termos do art.
2º poderá, também, examinar documentos institucionais e orientará seu trabalho
no sentido de decidir os que poderão ser preserva dos a fim de constituir
Acervo de Memória dos Conselhos de Nutricionistas.
Art. 10. Os Conselhos manterão sob sua guarda volumes encadernados das Atas dos Órgãos
Colegiados do Conselho (Diretoria, Plenário, Comissões) bem como Portarias,
Decisões e Resoluções, não podendo destruí-los sob qualquer pretexto ou motivo.
Art. 11. Ofícios de terceiros serão revistos e
analisados, com a finalidade de selecionar os mais importantes, sob o ponto de
vista da Memória dos Conselhos, e serão conservados até estudo mais aprofundado
para, possivelmente, integrarem o Acervo Histórico.
Art. 12. Os comprovantes contáveis de qualquer
espécie que caracterizam registros contábeis nos Livros, Diário e Razão,
somente poderão ser destruído após decorridos 05
(cinco) anos da data da publicação da Decisão do Tribunal de Contas da União,
da quitação dada ao Ordenador de Despesas responsáveis pela gestão, ou do
arquivamento da Prestação de Contas determinada pelo Tribunal de Contas da
União.
Parágrafo único. Quando ocorrer revisão de contas já
aprovadas nos termos do art. 15 do Decreto nº 199, de 25/02/67, o prazo de guarda da documentação
passará a ser contado a partir da nova quitação ou arquivamento.
Art. 13. Não serão destruídos os processes de
Prestação de Contas Anuais da entidade, nem os Livros de Escrituração
Contábeis, denominados Diário e Razão.
Art. 14. Os comprovantes contábeis relativos à
aquisição de bens móveis serão preservados por tempo indeterminado assim como,
especialmente, os comprovantes relativos ao recolhimento de obrigações sociais
(TAPAS, PASEP; FGTS, Imposto de Renda) relativos a pessoal.
Art. 15. Poderão ser destruídos os seguintes
comprovantes e documentos:
a. guias de recolhimento de anuidade;
b. guias de recolhimento de taxas e
emolumentos;
c. cópias de cheques;
d. comprovantes de aquisição de materiais;
e. avisos bancários e extratos bancários;
f. balancetes mensais ou trimestrais;
g. orçamento e suas reformulações;
h. cópias de ofícios de transferências de
numerários;
i. demais recibos de despesas,
comprovadas.
Art. 16. Dos processes eleitorais referentes a
gestões findas, só serão conservados os seguintes documentos:
a. cópia do Processo;
b. convocação de Assembléia
Geral;
c. Edital de Inscrição de Chapas;
d. Ata contendo o resultado da apuração do
Pleito;
e. Correspondência do CFN proclamando o
resultado do Pleito.
Parágrafo único. Quando da existência de questões
judiciais pendentes nos processos referidos no "caput" deste artigo,
não poderá ser destruído nenhum documento.
Art. 17. A seu critério, os Conselhos poderão
optar por processos de microfilmagem de papéis, mediante deliberação do
Plenário.
Art. 18. Esta Resolução entra em vigor na data de
sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
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Publicada
no D.O.U.
segunda-feira, 25 de fevereiro de 1991, seção 1, páginas 3475 e 3476.
Retificada no D.O.U.
quinta-feira, 14 de março de 1991, seção 1, página 4678.